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Section A - Règles de Procédure
Partie 1 – Règles générales relatives au
règlement des différends
- Interprétation
1.1 Ces Règles seront interprétées largement afin d’effectuer le règlement du
différend qui est le plus équitable, le plus rapide et le moins coûteux.
1.2 Dans les situations non prévues par ces règles, on peut adopter une
procédure qui se conforme aux règles similaires du Code.
1.3 Un vice de forme ou autre défaut technique de procédure n’invalide pas une
instance.
1.4 Les présentes règles sont établies par le directeur en vertu de l’article 21
de la Loi sur les assurances et de l’article 25.1 de la Loi sur l’exercice des
compétences légales.
1.5 Sous réserve des dispositions des deux lois précitées, le directeur peut
modifier en tout temps les présentes règles, s’il le juge approprié.
1.6 (a) Les présentes règles s’appliquent à partir du 31 mai 2001 à toutes les
demandes de règlement des différends peu importe quand elles ont été
commencées.
(b) (b) Malgré Règle 1.6 (a), les présentes règles ne s’appliquent pas à une
procédure d’arbitrage dans laquelle une conférence préparatoire a été
tenue avant le 31 mai 2001 à moins que les parties consentent à ce que
ces règles s’appliquent ou qu’un arbitre émette une ordonnance
indiquant que ces règles s’appliquent à l’instance.
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- Directives
2.1 La surintendante des services financiers, et auparavant le commissaire des
assurances, peut publier des directives pour interpréter l’Annexe sur les
indemnités d’accident légales. Ces directives figurent à la Section B du Code.
2.2 Il convient de tenir compte de ces directives pour interpréter l’Annexe sur les
indemnités d’accidents légales.
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- Notes pratiques
3.1 Le Groupe de règlement des différends de la Commission peut publier des
Notes pratiques sur les lignes directrices et les pratiques administratives. On
trouvera ces Notes pratiques à la Section C du Code.
3.2 Les Notes pratiques visent à guider les utilisateurs du processus de règlement
des différends à la Commission. Cependant elles ne sont pas exécutoires
et n’influent pas sur le devoir du décideur de prendre des décisions selon les
circonstances et le fond du litige.
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- Définitions
4.1 Les définitions qui suivent s’appliquent aux présentes Règles :
« appel » : une procédure d’appel conformément à l’article 283 de la Loi sur
les assurances;
« arbitrage » : une procédure d’arbitrage conformément à l’article 282 de la
Loi sur les assurances;
« arbitrage privé » : une procédure d’arbitrage en vertu de la Loi de 1991 sur
l’arbitrage;
« arbitre » : la personne désignée par le directeur aux termes de l’article 282
de la Loi sur les assurances;
« audience » : l’occasion de présenter sa cause devant un décideur dans le
contexte d’une audience verbale, écrite ou électronique;
« audience écrite » : une audience tenue au moyen de l’échange de
documents, soit écrits, soit par voie électronique, et de leur dépôt;
« audience électronique » : une audience tenue par conférence téléphonique
ou par d’autres moyens électroniques de communication orale entre
plusieurs personnes;
« audience orale » : une audience à laquelle les parties assistent en présence
d’un décideur;
« Commission» : la Commission des services financiers de l’Ontario;
« décideur » : le directeur ou la personne désignée par le directeur aux terms
de la Loi sur les assurances et de ces Règles pour tenir une instance dans
l’exercise de la compétence légale de décision;
« déposer » : le dépôt auprès du Groupe de règlement des différends; Group;
« directeur » : le directeur des arbitrages nommé aux termes de l’article 6 de
la Loi sur les assurances ou toute personne employée par la Commission à
laquelle le directeur délègue ses pouvoirs et obligations;
« document » : comprend les documents écrits, les formulaires, les rapports,
les tableaux, les films, les photographies, les transcriptions, les bandes vidéo,
les bandes sonores, les fichiers de commerce et les fichiers informatiques;
« évaluateur neutre » : une personne désignée par le directeur aux termes de
l’article 280.1 de la Loi sur les assurances;
« évaluateur neutre privé » : une personne désignée par le directeur aux
termes de l’article 280.1 de la Loi sur les assurances pour donner son opinion
quant à l’issue probable d’un différend, mais qui n’est pas la personne
désignée pour réaliser l’évaluation auprès du Groupe de règlement des
différends en vertu de la Règle 44 du Code;
« évaluation neutre » : une évaluation aux termes de l’article 280.1 de la Loi
sur les assurances quant à l’issue probable d’une instance portée en arbitrage
ou devant un tribunal judiciaire;
« Groupe de règlement des différends » : le Groupe de règlement des différends
de la Commission;
« indemnités d’accident » : les indemnités prévues dans l’Annexe sur les
indemnités d’accident légales;
« instance » : une question qui appelle l’exercice de la compétence légale de
décision conférée par une loi;
« médiateur » : un médiateur désignée par le directeur aux termes de l’article
280 de la Loi sur les assurances;
« réunion de médiation » : réunion fixée à l’avance à laquelle les parties et
leurs représentants comparaissent devant un médiateur, soit en personne ou
par conférence téléphonique, soit par d’autres moyens électroniques de
communication orale entre plusieurs personnes;
« signification » : la remise d’un document à une personne de la manière
autorisée par ces Règles.
« Annexe sur les indemnités d’accident légales »:
(a) l’Annexe sur les indemnités d’accident légales -Accidents survenus le 1er
novembre 1996 ou après cette date, pour les accidents survenus après le
31 octobre 1996;
(b) l’Annexe sur les indemnités d’accident légales - Accidents survenus après le
31 décembre 1993 et avant le 1er novembre 1996, pour les accidents
survenus le 1er janvier 1994, ou entre cette date et le 31 octobre 1996,
inclusivement;
(c) l’Annexe sur les indemnités d’accident légales - Accidents survenus avant le
1er janvier 1994, pour les accidents survenus le 22 juin 1990, ou entre
cette date et le 31 décembre 1993, inclusivement.
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- Services et documents du groupe de règlement des différends
5.1 Une personne a le droit de communiquer en français avec le Groupe de
réglement des différends et de recevoir des services en français, conformément
par la Loi sur les services en français.
5.2 Les services en français lors d’une médiation, d’un arbitrage, d’une
évaluation neutre, d’une modification/révocation et d’un appel sont offerts
si la personne assurée en fait la demande.
5.3 Dans le cadre d’une médiation, la personne qui demande des services d’interprétation
dans une langue autre que le français ou l’anglais doit prendre
elle-même les dispositions nécessaires pour obtenir ces services. Il incombe à
la personne qui prend les dispositions nécessaires pour obtenir ces services
d’interprétation de payer les coûts.
5.4 Dans le cadre d’un arbitrage, d’une modification/révocation ou d’un appel, le
Groupe de règlement des différends se chargera de prendre les dispositions
nécessaires pour obtenir des services d’interprétation dans une langue autre
que le français et l’anglais si la personne assurée en fait la demande et si le
décideur l’ordonne. Le Groupe de règlement des différends paiera les coûts
des services d’interprétation requis lors d’une audience.
5.5 Lors de la prestation des services d’interprétation, l’interprète doit jurer ou
affirmer solennellement que les éléments de preuve seront traduits avec
fidélité et impartialité.
5.6 Le Groupe de règlement des différends peut publier des lettres directives, des
avis et autres documents signés par le directeur.
5.7 Lorsque les présentes Règles exigent que le Groupe de règlement de
différends remette un document, la remise sera réputée avoir eu lieu lorsque :
(a) on a eu recours à l’un des modes de remise autorisés aux termes de la
Règle 7; et
(b) le document est acheminé à la dernière adresse de la partie qui figure
dans les dossiers du Groupe de règlement des différends.
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- Dépôt
6.1 Lorsque ces Règles prévoient le dépôt d’un document :
(a) le document doit être remis au Groupe de règlement des différends;
(b) on doit avoir recours à l’un des modes de remise autorisés aux termes de
la Règle 7; et
(c) on doit respecter les délais prescrits à la Règle 7.
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- Signification de documents
7.1 Un document peut être signifié :
(a) en mains propres;
(b) par la poste ordinaire, recommandée ou certifiée;
(c) par messagerie, y compris par poste prioritaire;
(d) par télécopieur;
(e) par service de distribution de documents, lorsque le destinataire souscrit
à un tel service;
(f) par transmission électronique;
(g) par toute autre manière précisée par le directeur.
7.2 Tout document signifié par télécopieur ou par transmission électronique doit
comprendre une page d’envoi indiquant :
(a) le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse électronique (s’il y
a lieu) de l’expéditeur(trice);
(b) le nom de la personne à laquelle il s’adresse;
(c) la date et l’heure auxquelles le document est envoyé;
(d) le nombre total de pages envoyées, page d’envoi comprise;
(e) le nom, le numéro de téléphone et l’adresse électronique (s’il y a lieu)
d’une personne à contacter en cas de problème.
7.3 Les documents sont considérés comme signifiés par une partie, ou remis par
le Groupe de règlement des différends lorsqu’ils sont livrés dans les délais
suivants :
(a) tout document remis en mains propres est réputé être signifié le jour
même de la livraison;
(b) tout document livré par la poste ordinaire, recommandée ou certifiée est
réputé être signifié le cinquième jour après la date à laquelle le bureau de
poste appose son cachet d’oblitération;
(c) tout document livré par messagerie, y compris par poste prioritaire,
est réputé être signifié à la date de réception ou le surlendemain de la
journée où l’expéditeur remet le document au service de messagerie,
selon ce qui se produit en premier;
(d) tout document transmis par télécopieur ou par transmission électronique
est réputé être signifié le jour même de l’envoi du document;
(e) tout document remis par service de distribution à une personne qui
souscrit à un tel service est réputé être signifié le lendemain du dépôt, à
condition que le document soit estampillé en présence du dépositaire du
document;
(f) tout le document livré par d’autres moyens selon les directives du
directeur, est réputé être signifié aux délais présisés par le directeur.
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- Calcul des délais
8.1 Dans le cadre de ces règles ou d’une ordonnance, le calcul des délais
s’effectue comme suit :
(a) lorsqu’on mentionne un certain nombre de jours entre deux faits, on
compte cet intervalle en omettant le jour où se produit le premier fait et
en retenant le jour où se produit le deuxième fait;
(b) lorsque l’échéance fixée pour exécuter une action donnée dans le cadre
de ces Règles tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié, on peut
exécuter cette action le jour qui suit, autre qu’un samedi, un dimanche
ou un jour férié;
(c) tout document déposé ou signifié après 16 h 45 ou un samedi, un
dimanche ou un jour férié est réputé être reçu le lendemain, les samedi,
dimanche et jours fériés étant exclus.
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- Représentation
9.1 Une partie peut se représenter elle-même ou désigner une autre personne
pour la représenter.
(a) À compter du 1er novembre 2003, si le représentant de la personne
assurée est un non-juriste qui fournit ses services en échange d’une
rémunération et qu’il n’est ni employé par un cabinet d’avocats ni
directement supervisée par un avocat, ce représentant doit se conformer
aux exigences du Surintendant en matière de dépôt.
(b) Chaque partie doit fournir au Groupe de règlement des différends son
nom, son adresse, son numéro de téléphone et son adresse électronique
(s’il y a lieu) et, si elle est représentée, le nom, le numéro de téléphone et
l’adresse électronique (s’il y a lieu) de son représentant.
(c) Les parties et leurs représentants doivent faire parvenir un avis écrit au
Groupe de règlements des différends pour signaler toute modification apportée à leur adresse, numéro de téléphone ou adresse électronique
(s’il y a lieu). Le Groupe de résolution des différends a le droit de se fier à
la dernière adresse, le dernier numéro de téléphone et la dernière adresse
électronique (s’il y a lieu ) tels que connus et inclus dans ses dossiers.
9.2 Sous réserve de la Règle 9.3, une partie qui désigne un représentant doit
donner à cette personne son autorité de discuter de toutes les questions en
instance, de négocier et de conclure un accord, ou encore de régler toute
question en instance. Le Groupe de règlement des différends peut exiger que
la partie confirme par écrit avoir conféré cette autorité au représentant.
9.3 Lorsque le représentant d’un assureur n’est pas entièrement habilité à
conclure un accord ou à régler le différend, un agent de la compagnie ayant
l’autorité entière doit participer ou être disponible par téléphone pendant
toute la durée de la médiation, des conférences en vue de règlement ou de
toute autre instance.
9.4 Un médiateur, évaluateur neutre ou décideur, le cas échéant, peut, selon les
termes qui lui semblent justes, ajourner une médiation, une évaluation neutre
ou une instance si une partie n’est pas présente et si son représentant n’a
pas l’autorité nécessaire énoncée aux paragraphes 9.2 et 9.3.
9.5 Si une partie change de représentant(e), elle doit informer immédiatement,
par écrit, le (la) représentant(e) précédent(e), les autres parties et le Groupe
de règlement des différends du nom, de l’adresse, du numéro de téléphone
et de l’adresse électronique (s’il y a lieu) du (de la) nouveau(elle) représentant(
e). Le(a) nouveau(elle) représentant(e) doit également confirmer sa
désignation par écrit. Le Groupe de règlement des différends est en droit
de se fier à sa dernière communication écrite pour ce qui est de l’adresse, le
numéro de téléphone et de l’adresse électronique (s’il y a lieu) du (de la)
représentant(e) d’une partie.
9.6 Une partie représentée qui souhaite agir en son propre nom doit aviser par
écrit le (la) représentant(e), les autres parties et le Groupe de règlement des
différends de sa décision d’agir en son propre nom.
9.7 Un(e) représentant(e) qui souhaite se retirer d’une instance doit :
(a) présenter au Groupe de règlement des différends et à toutes les parties
d’une instance, une demande à cette effet par écrit, citant les motifs;
(b) fournir les derniers adresse, numéro de téléphone et adresse électronique
(s’il y a lieu) connus de la partie représentée.
9.8 Si la partie représentée consent au retrait du (de la) représentant(e) et qu’elle
fournit un avis écrit à cet effet, le registrateur ou un décideur peut autoriser le
(la) représentant(e) à se retirer. Sinon, un décideur peut autoriser le (la)
représentant(e) à se retirer sous réserve des conditions que le décideur juge
équitables.
9.9 Le décideur peut exclure de l’instance quiconque y assistant autre que le(la)
représentant(e) d’une partie ou le(la) conseiller(ère) d’un témoin, s’il juge que
cette personne n’a pas la compétence nécessaire pour représenter ou
conseiller la partie ou le témoin ou si cette personne ne comprend pas les
présentes Règles ou ne se conforme pas aux présentes Règles et aux devoirs
d’un(e) représentant(e), agent(e) ou conseiller (conseillère). Cette Règle ne
s’applique pas à un(une) avocat(e) dûment qualifié(e).
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- Partie incapable
10.1 Sous réserve de la Règle 10.2, une partie à une médiation, conférence en
vue de règlement, évaluation neutre ou procédure est présumée avoir la
capacité mentale de gérer ses biens, de désigner et renseigner un représentant
et d’entreprendre l’instance en son propre nom.
10.2 Un mineur ou une personne déclarée un incapable mental conformément
aux dispositions de l’Article 6 ou 45 de la Loi de 1992 sur la prise de décisions
au nom d’autrui, doit intenter une médiation ou quelque autre instance par
l’entremise :
(a) du Tuteur et curateur public ou d’un tuteur aux biens désigné par un
tribunal judiciaire aux termes de la Loi de 1992 sur la prise de décisions
au nom d’autrui; ou
(b) d’un représentant désigné aux termes d’une procuration valable et
continue lui conférant le contrôle de tous les biens de la partie; ou
(c) dans le cas d’un mineur,
(i) d’un parent avec lequel le mineur habite;
(ii) d’une personne qui a la garde légale du mineur;
(iii) d’un tuteur des biens du mineur désigné par un tribunal judiciare
aux termes de la Loi portant réforme du droit de l’enfance; ou
(iv) de l’avocat des enfants, au cas où aucune personne n’est prévue aux
termes des sous-dispositions i), ii) ou iii) est désignée, ou il existe un
conflit d’intérêts entre cette personne et le mineur.
10.3 Lorsqu’une partie adulte n’est pas un incapable mental aux termes de la Loi
de 1992 sur la prise de décisions au nom d’autrui, mais donne des signes d’incapacité
mentale au cours de la médiation, de la conférence en vue de
règlement, de l’évaluation neutre ou de l’instance, l’une ou l’autre des parties
peut demander une audience relativement à une question préliminaire ou le
Groupe de règlement des différends peut ordonner une audience sur une
question préliminaire afin de déterminer si :
(a) la partie possède la capacité mentale requise pour participer au processus
de règlement de différends;
(b) il existe un(e) représentant(e) détenant une procuration valable et
continue lui conférant le contrôle de tous les biens de la partie; ou
(c) il existe une personne, notamment un conjoint, partenaire du même
sexe, proche parent ou proche ami(e), ou encore une personne professionnelle,
tel un médecin, avocat ou une entreprise, telle une compagnie
de fiducie, qui a pris ou prévoit prendre les dispositions nécessaires pour
désigner un tuteur aux biens de la partie conformément aux provisions
de la Loi de 1992 sur la prise de décisions au nom d’autrui.
10.4 Les parties recevront un avis écrit de l’audience sur une question préliminaire
visant à déterminer si la partie a la capacité mentale requise pour participer
au processus de règlement de différends.
10.5 Lorsqu’un décideur n’est pas convaincu qu’une partie a la capacité mentale
requise pour entreprendre le processus de règlement des différends et
qu’aucun(e) représentant(e) ou personne à été désigné(e) conformément à la
Règle 10.3(b) et (c) susmentionnée, le décideur peut désigné un conjoint,
partenaire du même sexe ou proche parent de la partie, qui agira au nom de
la partie, si, selon l’avis du décideur, la personne désignée est appropriée,
capable et disposée à entreprendre et le processus de règlement de différends,
ainsi que de recevoir et gérer les indemnités d’accidents légales au
nom de la partie qui a donné des signes d’incapacité mentale. Aux termes de
la présente section, le décideur peut imposer des conditions ou des restrictions
qu’il juge raisonnables ou nécessaires pour protéger les intérêts de la
personne donnant des signes d’incapacité mentale, des autres parties en
instance et du processus de règlement des différends.
10.6 Lorsqu’aucune personne telle que décrite à la Règle 10.2, 10.3 ou 10.5 ne
peut agir, le décideur peut demander au Tuteur et curateur public de prendre
les démarches qui s’imposent conformément aux provisions de la Loi de 1992
sur la prise de décisions au nom d’autrui.
10.7 Le représentant d’un incapable aux termes de la Règle 10.2, ou le représentant
d’une partie incapable d’entreprendre le processus de
règlement de différends aux termes de la Règle 10.5, devra respecter les
exigences en matière de règlement aux termes de la Règle 7.08 des Règles
de procédure civile.
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- Délais de médiation, d'évaluation neutre ou d'arbitrage
11.1 Une demande de médiation, d’évaluation neutre ou d’arbitrage doit être
déposée dans les deux ans suivant la date à laquelle l’assureur a indiqué par
écrit son refus de verser le montant réclamé.
11.2 Malgré la Règle 11.1, toute personne assurée peut déposer une Demande
d’arbitrage dûment remplie dans les 90 jours suivant la remise du Rapport
du médiateur aux parties ou dans les 30 jours qui suivent la remise du
Rapport de l’évaluateur neutre aux parties par l’évaluateur neutre désigné
par le directeur, selon ce qui se produit en dernier.
11.3 Le délai de prescription n’est pas prolongé lorsqu’une modification au
Rapport du médiateur est émise aux termes de la Règle 23.
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Commission des services financiers de l’Ontario