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Section A - Règles de Procédure
Partie 2 – Médiation
- Demande de médiation
12.1 Toute personne assurée ou tout assureur peut déposer une demande de
médiation relative à un différend sur le droit de la personne assurée de
recevoir des indemnités d’accident ou sur le montant des indemnités auquel
elle a droit lorsqu’une demande a été rejetée ou lorsque le délai prescrit
pendant lequel l’assureur doit répondre à la demande est écoulé.
12.2 L’auteur(e) de la demande de médiation doit déposer, en duplicata, une
Demande de médiation (Formulaire A), dûment remplie, laquelle doit
comprendre :
(a) un exposé de chaque question en litige;
(b) une liste des documents que l’auteur(e) de la demande compte présenter
dans le cadre de la médiation;
(c) une liste des documents existants que l’auteur(e) de la demande désire
obtenir d’autres sources, y compris de l’autre partie, lesquels sont nécessaires
aux fins des discussions relatives au règlement des différends; et
(d) lorsque l’auteur(e) de la demande est l’assureur, le nom, l’adresse et les
numéros de téléphone et de télécopieur ainsi que l’adresse électronique
(s’il y a lieu) du représentant autorisé de la compagnie.
L’auteur(e) de la demande devrait déposer un exemplaire de la lettre de
l’assureur, expliquant le refus ou le formulaire Explication des indemnités
versées par la compagnie d’assurance, si un exemplaire de cette lettre est
disponible.
Pour de plus amples directives sur l’échange de documents entre
les parties, voir la Note pratique n° 4 à la Section C du Code.
12.3 Si la Demande de médiation semble incomplète, a été reçue après que le
délai prescrit pour entamer l’instance ne se soit écoulé ou si elle ne relève
pas de la compétence du processus de règlement des différends en vertu de
la Loi et de ses règlements, ou constitue une procédure frivole, vexatoire ou
abusive, le Groupe de règlement des différends :
(a) informera par écrit l’auteur(e) de la demande et son représentant des
problèmes de compétence ou des lacunes de la Demande; et
(b) tiendra la Demande en suspens pendant 20 jours à partir de la date de
délivrance de l’avis.
12.4 Si l’auteur(e) de la demande ne répond pas aux problèmes de compétence
ou ne comble pas les lacunes décrits dans l’avis écrit dans les 20 jours
prévus par la Règle 12.3(b), le Groupe de règlement de différends peut
rejeter la Demande.
12.5 Une partie ne peut demander une nouvelle médiation pour un différend qui
a déjà fait l’objet d’une médiation et qui, selon le rapport du médiateur, n’a
pas été résolu.
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- Désignation d'un médiateur
13.1 Une fois la Demande de médiation dûment remplie reçue :
(a) le Groupe de règlement des différends fait parvenir à l’autre partie un
exemplaire de la Demande dûment remplie et une Réponse à une
demande de médiation (FORMULAIRE B); et
(b) un médiateur est promptement désigné.
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- Réponse à une demande de médiation
14.1 La partie qui répond à la Demande de médiation doit, dans les 10 jours
suivant la réception de la Demande, déposer une Réponse à une Demande
de médiation (FORMULAIRE B), dûment remplie, laquelle doit :
(a) répondre à chaque question soulevée dans la Demande;
(b) comprendre les détails concernant les autres questions pouvant faire
l’objet de la médiation;
(c) lorsque la partie intimée est l’assureur, comprendre un exemplaire de la
lettre explicative de l’assureur ou du formulaire Explication des
indemnités versées par la compagnie d’assurance, si ces documents
n’ont pas été déposés avec la Demande.
(d) comprendre la liste des documents que la partie intimée compte
présenter dans le cadre de la médiation;
(e) comprendre la liste des documents que la partie intimée désire obtenir
d’autres sources, y compris l’autre partie, lesquels sont nécessaires aux
fins des discussions relatives au règlement des différends; et
(f) lorsque la partie intimée est représentée, comprendre le nom, l’adresse,
les numéros de téléphone et de télécopieur et l’adresse électronique (s’il y
a lieu) du représentant.
14.2 The Dispute Resolution Group may reject an incomplete Résponse which may result in delay or a failed mediation.
14.3 Le Groupe de règlement des différends peut rejeter une Réponse incomplète
ce qui peut causer un délai ou l’échec de la médiation.
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- Funsionnement des demandes et ajout de nouvelles questions en litige
15.1 Lorsque plusieurs Demandes de médiation mettant en cause les mêmes
parties ou le même accident sont déposées, le Groupe de règlement des
différends peut :
(a) fusionner les Demandes;
(b) fixer les réunions de médiation l’une à la suite de l’autre;
(c) moyennant le consentement de toutes les parties, tenir les réunions de
médiation en présence de toutes les parties.
15.2 Lorsque l’une ou l’autre des parties souhaite ajouter une question à la médiation,
elle doit fournir une demande écrite faisant état de la nouvelle question
en litige au médiateur et à l’autre partie au moins 10 jours avant la date
prévue pour la réunion de médiation. Par la suite, des questions en litige peuvent
être ajoutées moyennant le consentement de toutes les parties.
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- Procédure de médiation
16.1 La procédure de médiation peut se dérouler en présence du médiateur et des
personnes en cause par téléphone ou par tout autre moyen que le médiateur
considère approprié.
16.2 Au moins 10 jours avant la réunion de médiation, les parties échangent et
remettent au médiateur dûment désigné les principaux documents qu’elles
comptent présenter lors des discussions visant le règlement de toute question
en litige.
Voir la Note pratique n° 4 « Échange de documents » à la Section C
du Code.
16.3 Le médiateur étudie les questions en litige, lesquelles sont identifiées sur la
Demande de médiation ou sur la Réponse à une Demande de médiation
ou au moyen d’une demande écrite aux termes de la Règle 15.2, et aide les
parties à en régler le plus grand nombre possible.
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- Participation à la médiation
17.1 Les parties à la médiation et leurs représentants (le cas échéant) sont tenus
de participer de bonne foi à la procédure de médiation et doivent en outre
fournir tous les documents pertinents dans les délais prescrits dans les
présentes Règles.
17.2 La désignation d’un(e) représentant(e) ne dispense pas la partie de son devoir
de participation à la médiation, soit en personne, soit par téléphone ou par
un autre moyen électronique, et de donner des directives à tout représentant
relativement à une question en litige ou à une offre de règlement.
17.3 Lorsqu’une partie ne respecte pas les Règles 17.1 et 17.2, le médiateur
peut :
a) mettre fin à la médiation selon les conditions qu’il considère appropriées;
ou
b) annoncer aux parties que la médiation n’a pas eu lieu.
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- Caractère confidentiel de la médiation
18.1 Les déclarations et les offres de règlement, autres que celles que
contient le Rapport du médiateur, sont réputées faites dans le but de
faciliter le règlement du différend et ne compromettent pas la position que
l’une ou l’autre partie désire prendre par la suite lors d’une procédure
d’arbitrage ou d’une poursuite devant un tribunal judiciaire.
18.2 Un médiateur ne peut pas être tenu de témoigner ou de remettre ses notes
ou autres documents dans les instances civiles ou les instances devant une
commission ou devant un tribunal administratif en ce qui concerne la médiation
ou les renseignements obtenus dans le cadre de l’exercice de ses
fonctions aux termes des présentes Règles.
18.3 Lorsque l’une des parties fournit des informations en confidence au
médiateur, celui-ci ne peut les divulguer sans l’autorisation de la partie qui les
lui a adressées, à moins que la loi ne l’y contraigne.
18.4 Lorsque l’une des parties fournit des documents confidentiels au médiateur,
celui-ci doit les remettre à la partie qui les lui adressés. De tels documents ne
font pas partie du dossier de médiation.
18.5 Le Groupe de règlement des différends ne communique pas l’information
contenue dans le dossier de médiation à un évaluateur neutre ou à un
décideur, à l’exception du Rapport du médiateur.
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- Délais de la procédure de médiation
19.1 Sous réserve de la Règle 19.2, la médiation doit se terminer dans les 60 jours
qui suivent le dépôt d’une Demande de médiation, remplie conformément
aux exigences de la Règle 12.
19.2 Sous réserve de la Règle 21.1(a), les parties peuvent décider de prolonger ce
délai de 60 jours.
19.3 Dans le cas où les parties ont décidé de prolonger la période impartie pour la
médiation, elles doivent :
(a) consulter le médiateur; et
(b) confirmer par écrit au médiateur les dates de la période de prolongation
sur lesquelles elles se sont entendues.
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- Règlement d'une question en litigie
20.1 Dans le cas où les parties réglent une question en litige de leur propre chef
dans le cadre de la procédure de médiation, elles doivent confirmer au
médiateur les modalités de ce règlement.
20.2 Tout règlement est assujetti aux exigences juridiques applicables, y compris
les restrictions relatives au règlement dans la période d’un an après la date
de l’accident et la complétion de l’avis de divulgation relativement au
règelement, tel qu èxigé dans les circonstances.
Voir la Section E du Code « Règlement relatif au règlement des différends ».
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- Échec de la médiation
21.1 La médiation relative à une question particulière a échoué lorsque :
(a) le médiateur considère que la médiation échouera et en informe
les parties;
(b) la période, même prolongée, impartie pour la médiation a expiré et
aucun règlement n’a été atteint.
21.2 Lorsque la médiation relative à une question ou à des questions en litige
échoue, l’assureur doit faire connaître ses dernières offres sur la ou les
question(s) encore en litige.
21.3 Ni l’une ni l’autre des parties ne peut intenter une poursuite devant un
tribunal judiciaire, renvoyer les questions en litige devant un arbitre ou
soumettre un différend à l’arbitrage privé à moins que la médiation ait eu
lieu et ait échoué.
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- Rapport du médiateur
22.1 Le médiateur consigne les données suivantes dans le Rapport du
médiateur :
(a) sa description des questions en litige;
(b) les modalités de règlement des questions, qui ont été reglées;
(c) la teneur de la dernière offre de l’assureur sur les questions encore en litige;
(d) les mesures que les parties consentent à adopter pour résoudre les
questions encore en litige;
(e) la liste des documents demandés par les parties qui n’ont pas été
produits et que le médiateur considère nécessaires pour le règlement des
questions encore en litige; et
(f) la recommandation du médiateur de renvoyer ou non les questions
encore en litige pour évaluation neutre.
22.2 Le Groupe de règlement des différends remet un exemplaire du Rapport du
médiateur aux parties, à la personne désignée par le directeur pour effectuer
l’évaluation neutre et à l’arbitre désigné par le directeur.
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- Modification du rapport du médiateur
23.1 Lorsque l’une des parties estime que le Rapport du médiateur ne reflète pas
l’issue de la médiation, elle doit en aviser par écrit le médiateur et les autres
parties en exposant ses raisons, dans les 10 jours qui suivent la réception du
Rapport.
23.2 Après avoir étudié les raisons et les commentaires des parties, le médiateur
peut, s’il le considère approprié, émettre une modification au Rapport du
médiateur.
23.3 Le Groupe de règlement des différends remet un exemplaire de la modification
au Rapport du médiateur aux parties, à la personne désignée par
le directeur pour effectuer l’évaluation neutre et à un arbitre désigné par
le directeur.
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- Renvoi pour évaluation neutre
24.1 Advenant l’échec de la médiation sur l’une ou l’autre des questions en litige,
les parties conjointement ou le médiateur qui a mené la médiation peuvent,
afin de promouvoir le règlement des questions en litige, les soumettre à une
personne désignée par le directeur pour évaluer l’issue probable d’un arbitrage
ou d’une instance devant un tribunal judiciaire.
24.2 Lorsque le médiateur ou les parties renvoient conjointement les différends
pour évaluation neutre, les parties peuvent :
(a) retenir conjointement les services d’un évaluateur neutre privé désigné
par le directeur; ou
Voir la Note Pratique n° 5 « Renvoi du différend par le médiateur
pour évaluation neutre » à la Section C du Code.
(b) si une Demande d’arbitrage (FORMULAIRE C) a été déposée, demander
conjointement une évaluation neutre auprès de la Commission conformément
aux Règles énoncées à la PARTIE 3, ARBITRAGE ET ÉVALUATION
NEUTRE AUPRÈS DE LA COMMISSION.
Voir Note pratique n° 6 « Évaluation neutre à la Commission des
services financiers de l’Ontario » à la Section C du Code.
24.3 Le directeur désignera sans tarder une personne chargée de mener une
évaluation neutre privée conformément à la Règle 24.2(a) sur réception par
écrit de l’information suivante :
(a) le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse électronique (s’il y
a lieu) de la personne retenue conjointement par les parties;
(b) la confirmation que la personne en question a consenti à effectuer
l’évaluation neutre aux frais des parties et conformément aux exigences
de la Loi sur les assurances; et
(c) la confirmation du numéro du dossier de médiation applicable.
24.4 Lorsque les questions en litige sont renvoyées à une évaluation neutre, ni
l’une ni l’autre des parties ne peut introduire d’instance devant un tribunal
judiciaire ou engager de procédure d’arbitrage avant que le rapport de la
personne qui a mené l’évaluation neutre n’ait été donné aux parties.
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Commission des services financiers de l’Ontario