Note pratique 4: Échange de documents

La présente Note pratique explique le rôle et la nécessité de la divulgation à l’avance des documents justificatifs dans le cadre du processus de règlement des différends de la Commission. La Note propose des lignes directrices générales quant au type de documents que vous pouvez utiliser à l’appui de votre demande. Elle indique aussi quand rassembler et échanger ces documents avec l’autre partie. Dans certains cas, des
documents relatifs à une période remontant à plus d’un an avant l’accident peuvent être pertinents et doivent être produits.

A. Documents

Les divers documents pouvant être utiles pour arriver à un règlement varient selon les questions en litige et peuvent inclure les suivants.

1.Lorsque le différend a trait aux indemnités d’invalidité :

• les observations cliniques et les dossiers des médecins qui ont traité la personne assurée dans l’année qui a précédé l’accident et depuis
  l’accident ;
  
  
• les rapports de sortie d’ambulance si la personne assurée a été transportée par ambulance du lieu de l’accident ;
  
  
• les dossiers d’hôpital, si la personne assurée a reçu des soins dans un hôpital dans l’année qui a précédé l’accident ou depuis l’accident ;
  
  
• les dossiers de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (autrefois, la Commission des accidents du travail), si la personne assurée touchait des indemnités de cette Commission lorsque l’accident est survenu ou en a touché dans l’année qui l’a précédé ;
  
  
• les rapports et observations cliniques faisant suite à tout examen médical de la personne assurée exigés par l’assureur aux termes de
  l’Annexe sur les indemnités d’accident légales ;
  
  
• tout rapport préparé par un Centre d’évaluation désigné (CÉD) qui a évalué la condition de la personne assurée conformément à l’Annexe
  sur les indemnités d’accident légales.
  
  
• les rapports médicaux dont l’assureur dispose, notamment ceux qui ont été préparés par les médecins traitants de la personne assurée ;
  
  
• une déclaration de l’Assurance-santé de l’Ontario dressant la liste des médecins qui ont traité la personne assurée dans l’année qui a précédé l’accident et depuis l’accident, si l’on ne sait pas avec précision qui a traité la personne assurée ;
  
  
• la preuve obtenue par surveillance ou à la suite d’une enquête que l’une des parties compte présenter lors d’une audience. Cette partie doit fournir les noms et qualifications des personnes qui ont recueilli ces éléments de preuve, y compris les dates, heures et lieux où a eu lieu de la surveillance ou de l’enquête. Cette partie doit fournir une copie de toute preuve obtenue par surveillance préparée par toute personne en rapport avec les questions en litige si la partie a l’intention de se fonder sur un élément obtenu lors de cette surveillance durant l’audience ;
  
  
• certains dossiers d’emploi, tels que qu’une description de tâches.

2.Lorsque le différend a trait au montant de l’indemnité :

• les déclarations de revenus certifiées par Revenu Canada pour l’année qui a précédé l’accident et l’année où ce dernier est survenu ;
  
  
• les états financiers de l’année qui a précédé l’accident et de l’année de l’accident, dans le cas où le demandeur travaille à son compte.
  Dans certains cas, on peut exiger des documents financiers bruts plus détaillés, tels que des relevés et des registres bancaires ;
  
  
• toute demande de prestations d’invalidité en vertu du Régime de pensions du Canada et une copie de la lettre d’admissibilité à ces
  indemnités, s’il semble que la personne assurée a demandé ou obtenu ces prestations ;
  
  
• une copie de toute police d’assurancemaladie ou d’assurance-invalidité, s’il semble que la personne assurée était couverte au moment de l’accident, et une copie de tout formulaire de demande ou lettre d’admissibilité ;
  
  
• certains dossiers d’emploi, tels que des fiches de paye, pour l’année qui a précédé l’accident.

B. Documents relatifs à la médiation

Il est important que les parties se consultent pour échanger les documents AVANT de demander la médiation. Les parties doivent également commencer immédiatement à rassembler tout document provenant d’autres sources tels que médecins, employeurs ou comptables. La production et la présentation des documents à l’autre partie et au médiateur dès le début de la procédure de médiation améliore grandement ses chances de réussite. De récentes modifications à la Loi sur les assurances comportent une disposition relative à la divulgation à l’avance des principaux documents nécessaires au règlement des questions en litige. Par conséquent, les parties doivent revoir leurs dossiers sans tarder pour s’assurer qu’elles ont obtenu de l’autre partie tous les documents nécessaires au règlement de la demande, et elles doivent en faire la demande à l’autre partie, par écrit, le plus tôt possible. Les demandeurs sont tenus de dresser une liste des documents disponibles auxquels ils comptent se référer au cours de la médiation ainsi que les documents qu’ils comptent obtenir d’autres sources au moment où ils déposent la Demande de médiation.

N’oubliez pas que la demande de documents à l’étape de la médiation doit être raisonnable et se limiter aux éléments qui sont indispensables au règlement du différend. La quantité et le type de documents nécessaires pour un règlement variera
d’une cause à une autre. Cette disposition a pour but de favoriser un règlement dès les premières étapes de la procédure de règlement des différends, et non d’introduire un processus d’échange de documents fastidieux et coûteux.

En général, il est facile d’obtenir les documents nécessaires à la médiation, tels que les déclarations de revenu, les relevés d’emploi et les rapports des CÉD. Des frais minimes sont parfois imposés pour certains documents, tels les relevés bancaires. Dans la plupart des cas, les documents coûteux et difficiles à obtenir – anciens dossiers médicaux et observations cliniques, et déclarations de l’Assurance-santé de l’Ontario – ne sont pas requis à l’étape de la médiation. Ces documents sont plus souvent demandés à l’étape de l’arbitrage.

Si l’une des parties refuse de fournir les documents demandés par l’autre partie, elle doit
immédiatement communiquer son refus et en fournir les raisons avant la médiation.

If mediation fails, the Report of Mediator will contain a list of materials that were requested by the parties in writing but have not been produced that, in the opinion of the mediator, were required for the purpose of discussing settlement of the issues in dispute at mediation.

Au cas où la médiation échoue, le Rapport du médiateur contiendra une liste des documents demandés par écrit par les parties qui n’ont pas été produits et que le médiateur considére nécessaires pour le règlement des questions en litige soumises à la médiation.

Le Rapport du médiateur n’identifiera pas nécessairement tous les documents demandés par les parties aux fins de discussion.

Le défaut de produire les documents pertinents, tel qu’indiqué dans le Rapport du médiateur, peut retarder l’arbitrage ou être cité par l’arbitre dans sa décision sur le remboursement des frais à l’issue de l’audience.

C. Documents relatifs à une évaluation neutre

Les parties voulant obtenir une évaluation neutre dans le cadre d’une procédure d’arbitrage devant la Commission doivent confirmer conjointement que tous les documents indiqués dans le Rapport du médiateur ont été échangés et qu’aucun autre
document n’est requis pour permettre l’évaluation des questions en litige. La personne chargée de l’évaluation neutre peut demander des renseignements additionnels pour l’aider à évaluer les questions en litige.

Si l’évaluation neutre n’aboutit pas à un règlement, l’évaluateur indiquera dans le Rapport de l’évaluateur neutre les documents qu’il avait demandés et que les parties n’ont pas fournis.

Le défaut de produire les documents pertinents, tel qu’indiqué dans le Rapport de l’évaluateur neutre, peut retarder l’arbitrage ou être cité par l’arbitre dans sa décision sur le remboursement des frais à l’issue de l’audience.

D. Documents relatifs à une audience d’arbitrage

Les parties à l’arbitrage doivent échanger tous les documents nécessaires pour régler les questions faisant l’objet du différend le plus tôt possible. Dans sa Demande d’arbitrage, l’auteur de la demande est tenu de dresser une liste des documents
qu’il détient ainsi que les documents qu’il compte obtenir d’autres sources.

Les parties et leurs représentants devraient s’entendre sur l’échange des documents aussitôt que possible et, dans tous les cas, bien avant la conférence préparatoire.

Les parties doivent communiquer entre elles et :

• divulguer les documents qu’elles entendent utiliser durant l’audience ;
  
  
• s’entendre sur la remise de ces documents à l’autre partie ;
  
  
• demander à l’autre partie de lui remettre tout document dont elle estime avoir besoin ;
  
  
• s’entendre pour partager les documents provenant de tierces parties.

En règle générale, la partie qui demande un document assume les frais engagés pour l’obtenir. Lorsqu’un assureur se procure un document directement auprès d’une tierce partie, il peut demander à la personne assurée d’en autoriser la divulgation au préalable. L’assureur doit remettre aussitôt que possible à la personne assurée une
copie des documents obtenus.

Si les parties à l’arbitrage ne peuvent pas s’entendre sur les documents à échanger, l’arbitre décidera des documents nécessaires au cours de la conférence préparatoire à l’audience.

Lorsqu’on demande à une tierce partie (p. ex. un hôpital ou un médecin) de fournir des documents, l’arbitre insistera pour que les parties fassent des efforts raisonnables pour obtenir ces documents avant qu’il n’oblige la tierce partie à le divulguer par voie d’ordonnance. La seule exception à cette règle est une demande de renseignements auprès de l’Assurance-santé de l’Ontario : pour accélérer le processus, l’arbitre émettra une ordonnance à la demande des parties. L’arbitre qui préside la conférence
préparatoire à l’audience a le dernier mot quant aux documents devant être produits ou
échangés avant l’audience. L’arbitre présidant l’audience a le dernier mot quant aux documents qui pourront être considérés durant l’audience.

L’arbitrage est conçu pour être relativement informel et rapide. Il ne comprend pas les procédures d’enquête et de divulgation préalables du système judiciaire. Les parties à l’arbitrage peuvent participer au processus efficacement en divulguant tous les documents pertinents à l’autre partie bien avant la date de la conférence préparatoire à l’arbitrage.

Le défaut de produire les documents bien avant l’audience peut entraîner des ajournements et des retards. En outre, l’arbitre peut refuser d’admettre en preuve un document qui a été soumis trop tard ou peut tirer une inférence défavorable contre la
partie qui a omis de produire le document. L’arbitre peut également priver cette partie de ses frais à l’issue de l’audience ou accorder ces frais à l’autre partie.

Comment puis-je obtenir de plus amples renseignements ?

En composant :

• de Toronto, le (416) 250-6714
• de l’extérieur de Toronto, le 1 (800) 517-2332