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Ces bulletins devraient être distribués à tout le personnel clinique et administratif des CED. Ils ont pour but de l'informer sur les questions d'actualité et les activités du Comité ministériel du système des Centres d'évaluation désignés (Comité sur les CED).
Ce bulletin porte sur les membres du Comité sur les CED, la désignation de Care Source comme nouveau CED (Soins médicaux et de réadaptation) à Ottawa, la mise à jour du répertoire, les nouvelles formules FDIO 11A et 11B « Demande d'aiguillage vers un centre d'évaluation désigné et rapport sommaire », certaines questions relatives à l'aiguillage vers les CED, les Guides d'information des CED, les problèmes relatifs à l'établissement de rapports par voie électronique, le nouveau Guide d'évaluation de l'invalidité, les Relevés d'information sur la pratique de l'évaluateur CED, les demandeurs non coopératifs et les rapports d'évaluation des déficiences invalidantes.
Membres du comité sur les CED
Le Comité sur les CED est heureux de vous annoncer la nomination par le ministre de Karen Lock, vice-présidente, Région métropolitaine, de Cooperators General Insurance Company.
Karen Lock remplace Judy Maddocks, l'une des représentantes des compagnies d'assurance au sein du Comité sur les CED, maintenant que cette dernière a terminé son mandat de deux ans.
Nouveau CED (soins médicaux et de réadaptation) à Ottawa
Le Comité sur les CED est heureux de vous annoncer que le Centre de physiothérapie et de réadaptation Care Source a été ajouté au répertoire des CED (Soins médicaux et de réadaptation) de la région d'Ottawa.
Care Source (CED no 5010) est un centre d'évaluation et de traitement multidisciplinaire bien établi qui se trouve dans la partie sud-ouest d'Ottawa.
Care Source, qui s'est ajouté au répertoire le 20 septembre 1999, accepte maintenant les demandes d'aiguillage des CED (Soins médicaux et de réadaptation). Nous lui souhaitons la bienvenue au sein de la communauté des CED.
Liste récente
CED n°s 1027 et 4001
Les CED n°s 1027 (Dr John McLachlan, à Toronto) et 4001 (Acquired Brain Injury Rehabilitation Services, à Peterborough) ont demandé d'être retirés du répertoire des CED puisqu'ils ont fermé leurs cabinets. Le Comité désire les remercier pour les contributions qu'ils ont apportées au système des CED depuis 1994.
Les pages révisées du répertoire des CED pour le troisième trimestre de 1999 ont été distribuées avec ce bulletin.
FDIO 11A et 11B : formule de demande d'aiguillage vers un centre d'évaluation désigné et rapport sommaire
Après consultation du Comité sur les CED, la formule FDIO 11 a été révisée et divisée en deux parties : la formule de demande d'aiguillage vers un Centre d'évaluation désigné FDIO-11A et la formule de rapport sommaire FDIO-11B.
Les assureurs utiliseront la FDIO-11A pour aiguiller un client vers un CED aux fins d'évaluation. La FDIO-11B est destinée aux CED à titre de rapport sommaire. Ces modifications ont pour objectif premier de promouvoir la transparence du processus d'évaluation, d'informer le demandeur ou la demanderesse des questions relatives à l'aiguillage, d'attirer son attention sur la liste des documents fournis par l'assureur et de remplacer la lettre d'accompagnement rédigée par ce dernier.
L'assureur devra continuer de remplir la formule FDIO-11A. Deux nouvelles sections y ont été ajoutées : Question(s) relative(s) à l'aiguillage et Liste des documents du dossier d'aiguillage.
L'assureur enverra la formule FDIO-11A au CED, mais il devra désormais en envoyer une copie au demandeur également. Les CED devront examiner le dossier d'aiguillage pour confirmer que la copie de la FDIO-11A réservée au demandeur a bien été envoyée par l'assureur.
Si cette copie se trouve encore parmi les documents du dossier d'aiguillage, elle devra être expédiée au demandeur lorsque le CED lui enverra sa lettre de confirmation de rendez-vous.
La formule FDIO-11A tient lieu de lettre d'accompagnement habituellement envoyée par les assureurs au CED, puisqu'elle comporte tous les renseignements nécessaires pour commencer l'évaluation. Il n'est donc plus nécessaire pour les assureurs de joindre une lettre d'accompagnement au dossier d'aiguillage.
Le demandeur peut maintenant faire parvenir au CED tout autre document pouvant s'avérer utile à l'évaluation, tels les résultats d'examens récents. Les renseignements étant ainsi plus complets, le CED sera en mesure de procéder à une évaluation plus poussée et à mieux aider les assureurs et les demandeurs à régler leurs différends.
Les CED doivent savoir qu'un rapport d'évaluation complet comprendra désormais : le rapport signé par tous les évaluateurs ainsi que la FDIO-11A et la FDIO-11B dûment remplies. De cette façon, tous les rapports CED seront conformes sur le plan du style.
Questions relatives à l'aiguillaga vers les CED : désormais, que feront les CED?
L'UAIA reçoit de nombreux appels au sujet du processus d'aiguillage vers les CED, particulièrement en ce qui concerne le contenu des demandes d'aiguillage et des lettres d'accompagnement ainsi que la pertinence des questions posées à propos de l'aiguillage.
Lettres d'accompagnement
Les CED devraient savoir que, dans le Bulletin A-5/99, qui annonçait les nouvelles formules FDIO 11A et 11B, on demandait aux assureurs de ne plus joindre de lettres d'accompagnement au dossier d'aiguillage.
Les CED doivent informer les assureurs, les demandeurs et leurs représentants que les lettres d'accompagnement ne doivent plus être jointes au dossier d'aiguillage. Toute lettre d'accompagnement qui sera reçue par un CED devra être divulguée à l'autre partie, quel qu'en soit le contenu.
Questions relatives à l'aiguillage
Aux termes de l'Annexe sur les indemnités d'accident légales (AIAL) et des lignes directrices relatives aux évaluations des CED, ces derniers doivent être en mesure d'établir la pertinence des questions liées à un cas donné.
Il se peut qu'une partie demande au CED de traiter des problèmes ou des questions qui ne relèvent pas de sa compétence.
Les CED ne doivent, de par leur mandat, répondre qu'aux questions qui sont conformes à l'AIAL et aux lignes directrices relatives aux évaluations des CED. Ils ne doivent aborder aucune question qui ne tombe pas dans le cadre de ces exigences.
Guide d'information des CED
Le Comité sur les CED a conçu une Table des matières dans le but de faciliter l'assemblage d'un Guide d'information des CED dans chaque établissement. Un exemplaire de la Table des matières a été joint à ce bulletin pour distribution.
La Table des matières contient une liste complète de toutes les lignes directrices des CED, des bulletins d'information et autres documents d'information préparés et distribués par le Comité sur les CED et la Commission des services financiers de l'Ontario. Elle a pour but de faciliter l'accès à l'information et de faire en sorte que les CED disposent de l'information la plus complète et la plus récente.
Les CED devraient utiliser cette Table des matières pour constituer un ou plusieurs Guides d'information des CED dans chacun de leurs établissements.
Établissement des rapports par voie électronique
Une étude des récentes statistiques relatives à l'établissement des rapports par voie électronique a identifié un certain nombre de CED qui n'ont pas encore fait état de leurs activités ou ont fait état d'une absence totale d'activité en 1999.
Nous rappelons à tous les CED qu'il est important de faire un rapport exact de toutes leurs activités, même s'ils n'ont reçu aucune demande d'évaluation. Chaque CED doit se brancher chaque mois, à l'aide du logiciel Lotus Notes, pour soumettre un rapport d'activité, même s'il se résume à zéro. De cette façon, chaque CED disposera des formules les plus récentes et indiquera à l'UAIA qu'il a fait son rapport.
En ce qui concerne les CED qui se sont arrangés pour que leurs rapports d'activité soient soumis par le biais d'un autre CED, nous leur demandons de s'assurer que leurs rapports d'activité mensuels sont soumis par voie électronique en y indiquant le numéro de CED approprié.
Nouveau guide d'évaluation de l'invalidité par les CED
En septembre, le Comité sur les CED a envoyé le nouveau Guide d'évaluation de l'invalidité aux CED (Invalidité) pour qu'ils l'examinent avant la tenue d'un séminaire d'information à l'intention des CED le 5 novembre 1999.
En plus d'atteindre son objectif qui consistait à présenter une méthode d'évaluation qui soit conforme à l'Annexe sur les indemnités d'accident légales, le guide appelle chaque clinicien concerné à se fier à son propre jugement clinique et professionnel lors de l'examen et de la planification des évaluations et de l'interprétation de leurs résultats.
La modification principale qui a été apportée à la structure des CED (Invalidité) est la transition des centres dotés d'un seul évaluateur vers des centres dotés d'une équipe multidisciplinaire. La question qui préoccupait le plus les représentants des assureurs et des consommateurs était de savoir si les CED (Invalidité) étaient en mesure d'effectuer des évaluations aussi bien physiques que psychologiques des individus.
Le Guide établit les normes relatives aux ressources matérielles et humaines nécessaires dont les CED (Invalidité) doivent disposer, en même temps qu'un cadre de travail pour les étapes clés de la réception de l'information, de l'évaluation et de l'établissement d'un rapport. Le Guide informe également les CED qui sont dotés d'un seul évaluateur et qui désirent étendre leur mandat comment ils peuvent satisfaire aux normes.
Pour que tous les CED (Invalidité) aient la possibilité de répondre aux nouvelles exigences, le Comité sur les CED a prévu une période de transition permettant à chaque CED d'acquérir et de faire approuver les ressources matérielles et humaines nécessaires.
À partir de maintenant et jusqu'à la fin de janvier 2000, le Comité sur les CED effectuera une évaluation de la capacité de chaque CED (Invalidité) de répondre aux nouvelles exigences. Vous trouverez ci-joint des renseignements concernant les documents que votre CED devra produire.
Questions
En ce qui concerne les Relevés d'information sur la pratique de l'évaluateur CED, les CED doivent-ils soumettre de nouveaux relevés quand il s'agit d'évaluateurs qui ont déjà été agréés par l'Unité d'analyse des indemnités d'accidents?
L'Unité d'analyse des indemnités d'accidents a écrit à tous les CED en juillet 1999 pour leur faire connaître la liste des évaluateurs CED qui avaient été agréés et inscrits au répertoire. Elle leur a demandé d'envoyer un relevé dûment rempli pour tous les individus qui ne se trouvaient pas dans le répertoire.
Nous rappelons aux CED qu'ils doivent garder dans leurs dossiers un relevé signé par l'évaluateur inscrit au répertoire et le personnel de l'UAIA et ce, pour chaque évaluateur. Les CED qui disposent de relevés signés par le praticien et l'UAIA n'ont pas besoin d'en envoyer d'autres à moins que le statut du professionnel de la santé ait changé.
Nous leur rappelons également que, si nous ne recevons pas de relevé pour tous les évaluateurs du CED, ceux-ci ne seront pas agréés comme membres de l'équipe du CED.
Que devons-nous faire lorsqu'un demandeur refuse de coopérer ou de terminer une évaluation?
Si un CED se trouve dans une situation où le demandeur refuse de coopérer ou ne se présente pas à des rendez-vous qui sont indispensables pour l'établissement de son rapport, le CED devra envoyer une lettre à l'assureur et au demandeur expliquant clairement pourquoi il n'est pas capable de terminer l'évaluation.
La lettre devra indiquer que l'évaluation est incomplète et que le CED ne pourra délivrer de rapport que lorsque le demandeur acceptera de coopérer et de se soumettre à une évaluation complète. Ce règlement s'applique à tous les types d'évaluation des CED.
En ce qui concerne les évaluations de déficiences invalidantes, est-il interdit aux CED (Déficiences invalidantes) de communiquer des résultats, faisant état d'une déficience non invalidante, qui ne sont fondés que sur l'examen des documents soumis?
Nous rappelons aux CED (Déficiences invalidantes) qu'il est interdit de délivrer un rapport faisant état d'une déficience non invalidante après avoir examiné uniquement les documents qui leur ont été soumis.
Novembre 1999
Commission des services financiers de l’Ontario