19. Type d'audience

19.01 Un conseil consultatif peut tenir

1. une audience orale;
2. une audience électronique,
3. une audience qui combine les deux types mentionnés ci-dessus.

20. Avis d'audience

20.01 Le surintendant doit fixer la date initiale de l'audience et en établir le lieu et le type.

20.02 Le surintendant doit remettre un avis d'audience écrit aux parties et aux autres personnes intéressées, selon ce qu'exige la loi et ce qu'il juge nécessaire.

20.03 Le surintendant doit indiquer dans chaque avis d'audience

1. le pouvoir légal en vertu duquel sera tenue l'audience
2. la date, l'heure et le but de l'audience;
3. les allégations sur lesquelles portera l'audience et leurs fondements;
4. que si une partie ne participe pas à l'audience conformément à l'avis qui lui a été remis, le conseil consultatif traitera l'instance sans cette partie et que celle-ci n'aura plus droit à aucun avis et,
5. tout autre renseignement que le surintendant juge nécessaire au bon déroulement de l'audience.

20.04 Outre les renseignements obligatoires énoncés à la règle 20.03, le surintendant est tenu d'indiquer dans un avis d'audience orale

1. le lieu de l'audience et
2. que l'audience sera ouverte au public à moins d'instructions contraires du conseil consultatif.

20.05 Outre les renseignements obligatoires énoncés à la règle 20.03, le surintendant est tenu d'indiquer dans un avis d'audience électronique

(a) la façon dont se déroulera l'audience et

(b) qu'une partie peut demander au conseil consultatif de tenir une audience orale si elle réussit à persuader le conseil qu'une audience électronique lui causerait un préjudice considérable.

21. Audience électronique

21.01 Le conseil consultatif peut tenir compte des facteurs suivants dans sa décision de tenir ou non une audience électronique:

1. la pertinence de la technologie électronique quant au sujet de l'audience;
2. si la nature des éléments de preuve se prête à une audience électronique, notamment si la crédibilité est mise en doute et selon l'ampleur des faits contestés;
3. la mesure dans laquelle les questions en litige sont des questions de droit;
4. la commodité pour les parties;
5. le coût, l'efficacité et l'à-propos des procédures;
6. s'il est possible d'abréger l'audience ou d'éviter un retard inutile;
7. l'assurance d'une procédure équitable et compréhensible;
8. s'il est souhaitable ou nécessaire que le public participe ou ait accès au processus de délivrance de permis des agents d'assurance ou des experts d'assurance, selon le cas;
9. tout autre facteur pouvant avoir une incidence sur l'exécution du mandat légal du conseil consultatif.

21.02 Une partie peut s'opposer à la tenue d'une audience électronique en déposant une objection et en la signifiant aux autres parties dans les 5 jours suivant la réception de l'avis d'audience électronique.

21.03 Une partie peut répliquer par écrit à une objection; elle doit déposer sa réponse et la signifier dans les 5 jours suivant la réception de l'objection.

21.04 Si une partie s'oppose à une audience électronique, le conseil consultatif peut, après avoir étudié les réponses à l'objection,

1. accepter l'objection, annuler l'audience électronique et fixer une audience orale ou, avec le consentement des parties, tenir une audience écrite ou
2. rejeter l'objection et procéder à l'audience électronique s'il est persuadé que celle-ci ne causera pas de préjudice considérable.

21.05 Le conseil consultatif peut imposer des conditions à la tenue d'une audience électronique et décider qui l'organisera.

21.06 Le conseil consultatif peut poursuivre une audience électronique sous la forme d'une audience orale lorsqu'il le juge approprié.

22. Audiences à huis clos

22.01 Sous réserve de la règle 22.02, une audience doit être ouverte au public.

22.02 Le conseil consultatif peut ordonner qu'une audience soit tenue à huis clos s'il juge que

1. des questions financières ou personnelles de nature intime pourraient être révélées à l'audience;
2. la révélation de telles questions pourrait causer un tort particulier et
3. dans les circonstances, il est préférable de ne rien révéler plutôt que de permettre au public d'assister à l'audience.

22.03 Lorsque le conseil consultatif ordonne que tout ou partie d'une audience se déroule à huis clos, il doit rendre une ordonnance de procédure quant à la tenue de l'audience et énoncer les droits et les obligations des personnes et des parties autorisées à y assister.

23. Enregistrement et transcription des audiences

23.01 Lorsqu'une audience a été enregistrée par un service de production de rapports, une partie a le droit de se procurer, à ses frais, un exemplaire de la transcription de l'audience auprès de ce service.

23.02 Une partie qui commande tout ou partie d'une transcription doit à la demande du surintendant ou du conseil consultatif, leur fournir un exemplaire sans frais.

23.03 Il est interdit d'enregistrer sur bande vidéo ou audio une partie quelconque d'une audience tenue devant un conseil consultatif, sauf si celui-ci l'autorise.

24. Ajournements

24.01 Un conseil consultatif a le droit d'ajourner une audience selon les conditions qu'il estime justes.